Szkolenie online prowadzone z domu?

    Po wybuchu pandemii COVID-19 wielu szkoleniowców, którzy do tej pory prowadzili szkolenia wyłącznie na salach szkoleniowych, musiało wdrożyć się do szkolenia ludzi przez Internet.

    W tym poście postaramy się przedstawić argumenty za prowadzeniem i przeciw realizacji szkoleń online – przede wszystkim w warunkach domowych. Omówimy kluczowe techniczne, organizacyjne i psychologiczne aspekty szkoleń w trybie zdalnym oraz stacjonarnym.

    Dojazd na szkolenie

    Zarówno szkoleniowiec, jak i uczestnicy szkolenia online oszczędzają czas, który musieliby poświęcić na dojazd na szkolenie stacjonarne oraz pieniądze, które musieliby wydać na dojazd, chcąc uczestniczyć w wydarzeniu.

    Koszt zakwaterowania

    Ten rodzaj kosztu nie jest ponoszony w przypadku każdego szkolenia stacjonarnego. Dotyczy wydarzeń co najmniej 2-dniowych, w trakcie których uczestnicy muszą zatrzymać się np. w hotelach. W odniesieniu do szkolenia online ten rodzaj kosztu nie występuje.

    Koszt organizacji szkolenia

    Główne koszty organizacji szkolenia stacjonarnego to te ponoszone na wynajęcie sali szkoleniowej, catering, zakwaterowanie i transport szkoleniowca, promocję wydarzenia. Z kolei w przypadku organizacji wydarzenia w trybie zdalnym organizator ponosi wydatki np. na: promocję wydarzenia, dostęp do platformy szkoleniowej (raczej w wersji premium, a więc z wszystkimi funkcjonalnościami), pokrycie kosztów wynikających z dostarczenia materiałów szkoleniowych pocztą tradycyjną (jeżeli nie są dostępne online). Wynika z tego, że koszt organizacji szkolenia online może być znacząco niższy w porównaniu do szkolenia stacjonarnego.

    Czas poświęcony na organizację wydarzenia i udział w szkoleniu stacjonarnym vs organizacja e-szkolenia

    W wypadku organizacji szkolenia stacjonarnego organizator sporo czasu musi poświęcić na jego zaplanowanie. Logistyka szkolenia stacjonarnego obejmuje np. wybór miejsca przeprowadzenia wydarzenia (adekwatnego do potrzeb grupy szkoleniowej – nie zawsze może to być ten sam obiekt np. z uwagi na konieczność usunięcia barier architektonicznych czy brak dostępności sali, która byłaby odpowiednia dla stanu i składu konkretnej grupy szkoleniowej), dobór sprzętu (np. sprawdzenie sprawności działania komputera, mikrofonu, rzutnika). Ponadto do „kosztów temporalnych” szkolenia zaliczyć należy czas poświęcany na: dojazd na szkolenie stacjonarne i ze szkolenia stacjonarnego do domu, przygotowanie sali szkoleniowej (np. podłączenie własnego sprzętu lub zapoznanie się przez trenera z wyposażeniem dostępnym na sali szkoleniowej, wyłożenie materiałów szkoleniowych na stoły, przygotowanie listy obecności), wybór menu obiadowego, kawowego itp. Jeżeli szkolenie trwa kilka dni, w wielu przypadkach pojawia się konieczność zorganizowania spotkania integracyjnego (np. uroczystej kolacji), co uchodzi niejako za standard i brak takiej części w programie szkolenia może spowodować, że całe szkolenie będzie odebrane jako wydarzenie gorszego sortu (na tle konkurencji).

    Sumując, wiele czasu zabierają aktywności okołoszkoleniowe, a niemożliwe do pominięcia w odniesieniu do szkolenia w trybie stacjonarnym.

    Zupełnie inaczej wygląda sytuacja w przypadku tzw. webinarium. Oczywiście również i to trzeba dobrze zorganizować. Kluczowy etap to wybór platformy, która będzie obsługiwała wydarzenie online. Po pierwsze, powinna być niezawodna. Jej skuteczność – szczególnie przed przeprowadzeniem wydarzeń z udziałem wielu uczestników – należy zweryfikować szkoleniem testowym. Po drugie, powinna dawać możliwość prowadzenia szkolenia w trybie wielu kamer (wideokonferencji), zapewniać narzędzie w formie czatu, funkcję udostępniania pulpitu i inne, tj. np. pytanie do prezentera (poza czatem). Uczestnicy szkolenia online przed wydarzeniem powinni otrzymać szczegółową instrukcję na temat sposobu logowania do internetowej platformy szkoleniowej i jej obsługi, w tym te dotyczące radzenia sobie z typowymi problemami. Dane osób, które wyraziły chęć udziału w szkoleniu wprowadzane są do zasobów platformy i w wielu przypadkach dalszy proces informowania o wydarzeniu ma charakter zautomatyzowany (zgodnie z zaplanowanym przez organizatora harmonogramem wysyłki poszczególnych wiadomości). Jednak nie oznacza to, że organizator nie poświęca czasu na śledzenie statusu szkolenia (np. liczby osób, które potwierdziły udział w szkoleniu czy zrezygnowały z udziału w wydarzeniu). Sporo czasu zajmuje również określenie parametrów danego wydarzenia po zalogowaniu się do platformy szkoleniowej (np. dodanie plików, ustalenie, które rozwiązania platformy mogą być udostępnione w odniesieniu do danego wydarzenia, a które – z uwagi na wygodę prowadzącego i uczestników –  powinny być nieaktywne).

    Prowadzenie szkolenia w trybie stacjonarnym i w trybie internetowym

    Dyskusje pomiędzy uczestnikami szkolenia

    Kontakt trenera (osoby prowadzącej szkolenie) z uczestnikami szkolenia w trybie stacjonarnym jest zupełnie inny niż ten, którego obie strony doświadczają w trakcie szkolenia internetowego. Kontakt pomiędzy uczestnikami szkolenia online jest utrudniony, a niekiedy wręcz niemożliwy. Osoby te nie dyskutują też ze sobą w trakcie np. przerw kawowych czy przerwy obiadowej. Można powiedzieć, że transfer wiedzy i doświadczenia pomiędzy uczestnikami w czasie szkolenia online jest ograniczony, o ile nie żaden. Są wręcz osoby, które dopytują organizatorów, czy – a jeżeli tak, to kiedy – planują zrealizowanie szkolenia w trybie stacjonarnym, ponieważ chcą uczestniczyć w szkoleniu również z uwagi na możliwość nawiązania nowych kontaktów, a przede wszystkim pozyskania informacji w danej tematyce od innych uczestników szkolenia.

    Ukierunkowana agenda szkolenia (dopasowywana do toku dyskusji w trakcie szkolenia)

    W trakcie niemal każdego szkolenia uczestnicy mają prawo głosu, czyli możliwość stawiania prowadzącemu pytań. Te ostatnie nierzadko wykraczają poza ramy agendy wydarzenia, więc niejako zmieniają w czasie rzeczywistym plan spotkania. To przede wszystkim uczestnicy szkoleń stacjonarnych zadają pytania. Aktywność w zakresie inicjowania dyskusji w przypadku e-szkoleń z reguły jest mniejsza. Podobnie jak szansa na włączenie się w dyskusję innych uczestników szkolenia, a co za tym idzie – transfer wiedzy i doświadczenia pomiędzy uczestnikami wydarzenia online.

    „Wydajność” trenera – osoby prowadzącej szkolenie

    Wydajność trenera prowadzącego szkolenie w trybie stacjonarnym może być lepsza niż trenera realizującego to samo szkolenie przez Internet. Dlaczego? Na sali szkoleniowej trener z reguły przyjmuje pozycję stojącą, może przechadzać się między stołami, co jakiś czas usiąść. Utrzymuje kontakt wzrokowy z uczestnikami szkolenia. Od czasu do  czasu może spojrzeć w okno (nawet w trakcie omawiania jakiegoś zagadnienia) – i wygląda to naturalnie. W przypadku szkolenia online wzrok szkoleniowca skupiony jest na obiektywie kamery – jest to niezwykle męczące i musi upłynąć jakiś czas, zanim szkoleniowiec przyzwyczai się do takiego trybu pracy. W rezultacie szkolenie jednodniowe prowadzone do tej pory w trybie stacjonarnym być może w trybie online trzeba będzie prowadzić przez dwa dni.

    Na wydajność trenera wpływa również konieczność dzielenie uwagi pomiędzy różne kanały komunikacji szkoleniowca z uczestnikami w trakcie szkolenia online, np. równoczesne omawianie materiału, kontrolowanie pytań zadawanych na czacie i udzielanie na nie odpowiedzi. Jednoczesna wielokierunkowa komunikacja z uczestnikami wydarzenia wymaga zdobycia pewnego doświadczenia, tak żeby przebiegała sprawnie (lub obecności kotrenera odpowiedzialnego za udzielanie odpowiedzi na pytania uczestników szkolenia np. na czacie).

    Mieszkanie jako miejsce prowadzenia szkolenia

    W czasie pandemii COVID-19 wiele osób zostało zmuszonych do prowadzenia szkoleń z miejsca zamieszkania, a więc również mieszkania. Sytuacja ta może generować liczne niedogodności.

    Nawet jeżeli szkoleniowiec ma ten komfort, że może wydzielić sobie w mieszkaniu osobną przestrzeń do pracy (np. cały pokój przeznaczyć na biuro), to jednak za ścianami (ewentualnie ścianą – w zależności od rozkładu mieszkania) zawsze ktoś mieszka. Gdy przeprowadzenie szkolenia zaplanowano na weekend, trzeba liczyć się z tym, że sąsiad w czasie wolnym może uruchomić np. wiertarkę udarową.

    Prowadząc szkolenie z mieszkania, trzeba również brak pod uwagę to, że np. sąsiadka może przyjść pożyczyć cukier (oczywiście wcześniej skorzysta z dzwonka bądź domofonu lub intensywnie zapuka) lub że nad ranem do sąsiedniego mieszkania wróci sąsiad z imprezy, na co żywo zareaguje jego żona. Obie sytuacje generują szumy i hałas, co powoduje, że organizacja szkolenia może być odebrana jako nieprofesjonalna.

    Bardziej realne jest, że trener raczej nie wydzieli osobnego pokoju do pracy (jednak w Polsce szczególną popularnością cieszą się mieszkania 2-pokojowe) i w którymś rogu pokoju ustawi biurko, które ma mu służyć przy okazjach takich, jak organizacja i przeprowadzenie e-szkolenia. Poza biurkiem w pokoju są oczywiście inne meble. Jak ma się do tego sprzęt, który szkoleniowiec wykorzystuje w trakcie prowadzenia szkolenia? Jeżeli trener korzysta ze sprzętu co najmniej średniej jakości (kamera, mikrofon), to w przypadku kamery szerokokątnej istnieje duże ryzyko, że obejmie ona np. jeden z rogów łózka lub szafę. Ktoś powie, że meble można na czas szkolenia wynieść lub przesunąć. Ktoś inny doda, że jeżeli w mieszkaniu nie ma miejsca, to przecież można wystawić je np. na korytarz. W teorii jest to jakieś rozwiązanie, w praktyce raczej trudne w realizacji – szczególnie przy częstym prowadzeniu szkoleń online.

    Kolejna bardzo ważna kwestia to aparycja trenera. Generalnie w tym zakresie trener powinien przygotować się do szkolenia online, tak jakby miał za moment pokazać się uczestnikom szkolenia na sali szkoleniowej. Ubieranie się tylko w połowie elegancko (np. do wysokości pasa) nie jest dobrym pomysłem. Załóżmy, że trener, będący mężczyzną, ubrał najlepszą koszulę, marynarkę, wymodelował włosy itd. Wykonał standardowe zabiegi pielęgnacyjne, ale tylko „do pasa”. Od pasa stwierdził, że pozostanie w bokserkach, skarpetach, bez butów albo w kapciach. W trakcie szkolenia kamera internetowa była aktywna. Nagle okazuje się, że szkoleniowiec musi pilnie wstać od biurka. Wstaje, zapominając o swoim zaniedbaniu i niepełnej garderobie. Jeżeli do tego momentu zdołał zdobyć sympatię uczestników szkolenia, to trzeba mieć nadzieję, że sytuacja nie wpłynie na ocenę całego szkolenia. Inna podobna sytuacja: za plecami trenera siedzącego przy biurku uczestnicy widzą ciemne meble z frontami w wysokim połysku (ostatnio w Polsce cieszą się szczególną popularnością). Przy sztucznym oświetleniu i niekorzystnym układzie kamery uczestnicy mogą dostrzec, że jest on gustownie ubrany do połowy. Trzeba dodać też, że są osoby, które zmieniają sposób swojego zachowania (postawę, ton głosu) z chwilą wymiany garderoby. Mówienie o rzeczach ważnych z punktu widzenia uczestników szkolenia wymaga odpowiedniej otoczki, oprawy. Tę optykę swoim zachowaniem i wyglądem buduje przede wszystkim trener.

    Kolejny bardzo ważny etap organizacji szkolenia online w warunkach domowych to konieczność wykonania próby kamery. Po pierwsze po to, żeby sprawdzić, czy działa poprawnie. Po drugie po to, aby zobaczyć, jaką przestrzeń naszego mieszkania rejestruje. Z pola widzenia kamery należy usunąć wszelkie przedmioty niezwiązane z prowadzonym szkoleniem i aktywnością zawodową szkoleniowca. Z pewnością uczestnicy nie zwrócą uwagi na drukarkę czy skaner bądź komórkę, ale z pewnością skoncentrują wzrok na innych rzeczach prywatnych (np. kosmetykach). Poza tym nie wygląda dobrze, a wręcz powoduje, że szkolenie jest niewiarygodne, gdy na tle  trenera prowadzącego szkolenie z zakresu np. uzależnień od gier komputerowych stoi regał wypełniony po brzegi… grami.

    Szkolenie online z podglądem wszystkich kamer i aktywną opcją zadawania pytań – samodzielnego włączania się do dyskusji. Czy to dobry pomysł?

    To zależy, głównie od stanu grupy. Największą kontrolę na grupą trener zyska, gdy pytania będzie można zadawać na czacie lub poprzez opcję typu ‘poproś o zabranie głosu’. Załóżmy, że w szkoleniu bierze udział 10 osób, które zalogowały się na szkolenie z własnych mieszkań i domów. Jeżeli każda z tych osób ma aktywną kamerę i trener oraz pozostali uczestnicy ją słyszą, to sytuacja ta może spowodować, że trener i pozostali uczestnicy nie będą mogli osiągnąć prawidłowego poziomu koncentracji. Każdy z uczestników w mniejszym lub większym stopniu będzie wydawał jakieś odgłosy, np. odstawiając kubek z kawą na biurko w swoim mieszkaniu, kichając, wzdychając, szurając nogami po panelach podłogowych, odpowiadając na pytanie dziecka, które szuka zabawki, a przecież przed chwilą widziało je w tym właśnie pokoju, w którym siedzi uczestnik szkolenia.

    Niektórych uczestników szkoleń stacjonarnych nie sposób przekonać do udziału w szkoleniach online

    Są osoby, których możliwość skorzystania ze szkolenia online nie interesuje. To przede wszystkim aktywni uczestnicy szkoleń stacjonarnych, niedostrzegający szans, jakie oferuje ten typ szkolenia, w szkoleniu prowadzonym w trybie internetowym. Cenią sobie udział w dyskusji, która ma miejsce w trakcie wydarzeń na sali szkoleniowej czy możliwość nawiązania kontaktów. Wreszcie są też ludzie, którzy najlepiej chłoną wiedzę w grupie.

    Wiele osób  szkolenie kojarzy z wyprawą. Zakładają, że jeżeli mają jechać na szkolenie, to jedynie do innego miasta, samochodem lub innym środkiem transportu, na minimum dwa dni. Dla tych osób ważne jest też otoczenie okołoszkoleniowe. Dopiero, doświadczając zmęczenia po szkoleniu i podróży, mogą stwierdzić, że uczestniczyły w  ciekawym szkoleniu.

    Podsumowanie

    Można prowadzić szkolenie online z mieszkania w sposób efektywny i profesjonalny. Ze szkoleniem ludzi w ten sposób wiąże się wiele zalet, ale ta forma ma też swoje wady. Część z nich można wyeliminować, analizując szczegółowo przebieg całego wydarzenia.

     

    Źródło grafiki: pixabay.com.

    Wyszukaj wydarzenie