Praktyczne informacje dla prowadzących wydarzenia i organizatorów imprez

    Wybór miejsca imprezy (np. szkolenia, konferencji, konsultacji itp.)

    W szczycie sezonu np. szkoleniowego sukcesem wydaje się już samo zarezerwowanie właściwej sali. Często organizatorzy imprez popełniają jeden z podstawowych błędów i skupiają się tylko na samej… sali szkoleniowej, zupełnie ignorując przestrzeń obok tej sali.

    Przykład z życia wzięty – błędy w grafiku wynajmu i rezerwacji pomieszczeń

    Wynajęto salę szkoleniową celem przeprowadzenia w jej murach szkolenia weekendowego. Oprócz wynajętej sali szkoleniowej na tym samym piętrze znajdowały się jeszcze 2 inne sale szkoleniowe. Każda z nich została zarezerwowana na weekend, zatem w każdej była realizowana jakaś impreza: w pierwszej nasze szkolenie weekendowe, w drugiej szkolenie z pierwszej pomocy, w trzeciej egzamin językowy. Po upływie godzinie od rozpoczęcia naszego szkolenia weekendowego do sali zapukał prowadzący z sąsiedniej sali, prosząc o uciszenie uczestników naszego szkolenia weekendowego, ponieważ za ścianą odbywają się egzaminy, a uczestnicy nie mogą się skupić. W kontekście powyższej sytuacji pojawiają się następujące pytania:

    • czy prowadzący szkolenie weekendowe powinien ‘uciszyć’ osoby zebrane na sali, a więc grupę szkoleniową?
    • kto popełnił błąd na etapie wyboru i przydzielenia sal szkoleniowych?

    Z jednej strony wydaje się, że skoro ktoś grzecznie prosi o zachowanie ciszy, to należy uszanować tę prośbę. Z drugiej strony każdy z prowadzących ma do dyspozycji własną przestrzeń, za wynajęcie której zapłacił. Nie wypada ’uciszać’ ludzi zebranych w danej sali szkoleniowej. To osoba rezerwująca salę szkoleniową (nie zawsze przecież prowadzący to organizator imprezy) powinna dopytać, jakie wydarzenia będą odbywały się równolegle na tym samym piętrze lub w budynku. Ponadto właściciel obiektu powinien zapytać osoby zainteresowane wynajęciem sali, jakie wydarzenie mają zamiar przeprowadzić i tak określić harmonogram wynajmu sal, żeby grupy osób zebrane w poszczególnych pomieszczeniach sobie nie przeszkadzały.

    Wiele obiektów hotelowych oferuje możliwość wynajęcia sali szkoleniowej lub konferencyjnej. Dla organizatora, prowadzącego i uczestników imprezy jest to bardzo często rozwiązanie dobre, ponieważ nocleg, konsumpcja i inne czynności okołoszkoleniowe są realizowane w obiekcie szkoleniowym, ale z drugiej strony przeprowadzenie szkolenia w obiekcie hotelowym może nieść ze sobą pewne ryzyko. Jakie?

    Przykład z życia wzięty – kurs realizowany w obiekcie hotelowym w weekend

    W sali szkoleniowej obiektu hotelowego przeprowadzono szkolenie jednodniowe w miesiącu czerwiec, w sobotę, w godzinach 10–18. Szkolenie przebiegało zgodnie z planem i bez zakłóceń do godziny 14. Po godzinie 14 z holu zaczął dobiegać wyraźny hałas, a około godziny 15:30 rozpoczęła się impreza weselna.

    Powyższe sytuacje dosadnie pokazują, że organizator imprezy (np. szkolenia czy konferencji) musi rozeznać się w harmonogramie innych imprez w danym obiekcie. Osoba wynajmująca powierzchnię powinna przekazać organizatorowi, że w tym samym dniu na daną godzinę zaplanowano huczną imprezę. Życie jednak pokazuje, że obieg tego rodzaju informacji może nie być wystarczający.

    Wskazanie uczestnikom imprezy dokładnej lokalizacji imprezy (np. sali czy hotelu)

    Przede wszystkim po stronie organizatora imprezy leży poinformowanie uczestników imprezy o miejscu przeprowadzenia wydarzenia. Wynajmujący np. salę konferencyjną powinien jednak we własnym zakresie prawidłowo ją w obiekcie oznaczyć. Wielu wynajmujących ustawia również dodatkowe oznaczenia wskazujące, jak dostać się do danego pomieszczenia. Dobrze, żeby na tablicy informacyjnej – np. w holu obiektu – widniała informacja o dokładnej lokalizacji pomieszczenia, w którym odbywa się szkolenie.

    Przykład z życia wzięty – uczestnicy błądzący po obiekcie, w którym organizowana jest impreza

    Na tym samym piętrze odbywały się równolegle cztery imprezy. W holu budynku zabrakło tablicy informacyjnej kierującej uczestników na różne wydarzenia. W konsekwencji w pierwszej godzinie wszystkich czterech wydarzeń do drzwi każdej sali pukały osoby, które szukały właściwego wydarzenia.

    Istnieją w Polsce miasta, w których działalność prowadzą obiekty o zbliżonej nazwie lub dany obiekt jest zlokalizowany pod kilkoma adresami.

    Przykład z życia wzięty – niedoinformowana uczestniczka szkolenia

    Kobieta dojechała na szkolenie po 2 godzinach od rozpoczęcia szkolenia, ponieważ udała się do innego hotelu tej samej marki zlokalizowanego w innej części miasta.

    Niekiedy organizatorzy imprez publikują w sieci informację o poglądowym miejscu danego spotkania. Właściwy obiekt jest rezerwowany dopiero po zebraniu odpowiedniego grona zainteresowanych udziałem w wydarzeniu. Okazuje się, że pierwotne miejsce organizacji imprezy nie jest wolne w danym terminie lub wybór lokalizacji determinują potrzeby jej uczestników (np. w imprezie biorą udział osoby poruszające się również na wózkach inwalidzkich i swój udział w imprezie warunkują brakiem barier architektonicznych w miejscu imprezy).

    Przykład z życia wzięty – brak aktualnej informacji o miejscu imprezy

    Jeżeli, biorąc pod uwagę ww. sytuację, organizator nie zaktualizuje miejsca imprezy we wszystkich portalach, w których umieścił wzmiankę o imprezie, niektórzy uczestnicy mogą zasugerować się niewłaściwym adresem, i w rezultacie nie dotrą na czas na szkolenie.

    Wygląd prowadzącego przed imprezą i w trakcie imprezy

    Istnieje wysokie prawdopodobieństwo, że przed imprezą prowadzący wydarzenie zostanie zauważony przez uczestników spotkania (np. meldując się w recepcji hotelu na dzień przed szkoleniem). Nie oznacza to jednak, że może sobie pozwolić na przyjazd na wydarzenie ubrany np. w dresy, podczas gdy samo wydarzenie prowadzi w eleganckim stroju.

    Przykład z życia wzięty – spóźnienie trenera na szkolenie

    Trener, chcąc oszczędzić na zakwaterowaniu, stwierdził, że nie będzie nocował w miejscu szkolenia, a przyjedzie na miejsce wydarzenia na dwie godziny przed wydarzeniem, co miało mu pozwolić na przebranie się oraz przygotowanie sali szkoleniowej. Spóźnił się na szkolenie. Uczestnicy szkolenia oczekiwali na rozpoczęcie spotkania przed salą szkoleniową. Trener musiał przeprosić uczestników szkolenia oczekujących na korytarzu na spotkanie, wpuścić ich do sali, a samo szkolenie rozpoczęło się z dużym opóźnieniem, ponieważ trener musiał: zameldować się w recepcji hotelu, przebrać, odświeżyć i przygotować salę szkoleniową.

    Wyżej wskazany przykład pokazuje, że trener nie wziął pod uwagę szeregu okoliczności, które mogą wystąpić i nie rozplanował właściwie czasu okołoszkoleniowego (w tym wypadku przede wszystkim tego przed szkoleniem).

     

    Źródło zdjęcia: pixabay.com.

    Wyszukaj wydarzenie